原则一：“我说明白了吗？”
办公室很多人在交流工作，布置任务的时候每说完一段的时候都会说一句：“你懂了吗？”或者“明白了吗？”或者“你知道了吗？”这是一个坏习惯。有的人甚至说一句话，后面跟一句，“懂了吗”、“明白吗”、“知道吗”“对吗”。更显得不够得体，要纠正过来。
正确的应该问：“我说清楚了吗？”“我说明白了吗？”被问的对方如果明白，会回答说：“我听懂了。”这样就会非常融洽和谐。
原则二：“如果……会怎样？”
向别人提要求的时候，如果不是紧急情况，不是重大情况，可以考虑使用“如果”。能够比较委婉，也能够使提出要求和下命令的人自己有回旋的余地。
原则三：“可能是……”
纠正别人信息错误的时候，要用“可能”。
原则四：反驳他人之前要用肯定句
有时我们会面对不同的工作意见，工作需要我们要表达相反的意见，甚至要明确纠正对方正确的看法。需要在纠正或反驳对方之前，要先肯定对方。比如：
“你很认真地思考了这个问题，但是我要告诉你，你思考的方向不对，……
“你的想法很有特点，但是你忽略了一些情况，所以你的结论是不正确的，……
“你做了大量的工作，但是方法有问题，……
“你很负责任，但是你只想到了事情的一面，……
“你的勇气可嘉，敢于提出自己的不同见解，但是你的看法忽视了……
能写出十个以上纠正或反驳别人意见之前的肯定用语，就能在实际谈话时熟练使用好。
原则五：顺接不逆接
顺接，是指对话的情绪自然和谐，平静地理解对方，友好地回应对方。逆接，话语中包含着潜在的、甚至明显的抵触和对立情绪。
在人与的交往中，有效地沟通在于学会顺接不逆接。这样的话说起来容易，能够正确地做到，也是不太容易的。
如果友好地问某人吃饭了吗？他回答说，“我干嘛不吃饭!?”这就是典型的逆接话语。我们在日常对话中要避免这样习惯性的话语含义。没有不满、反驳、指责对方的意思含在语调当中。要想没有这类的语调含在其中，根本的是内心没有这样的闪念，诚恳理解对方，礼貌平和待人；再就是改变话语的惯性。
顺接还表现在接受不同意见的时候。当别人提出不同意见或者批评和指责，可以先顺势接住这些批评意见，然后再心平气和地客观地说明有关情况，说明情况和原因，说明责任不在自己，最后还是要再次表示那些批评意见的基本合理性。这样一个过程可以概括为“A—B—A”模式，其中的A就是顺接的表现。
原则六：问好不问坏
同事之间、朋友之间都有着真诚的互相关心。然而，有时这样的关心表达出来让人有点别扭。当出现某些现象时，习惯的思维方向就指向了可能出现的负面问题，并开始考虑应对的措施。这时候脱口而出的是从负面角度的询问，话语里面带出的是阴影。
比如，办公室里有人咳嗽了，邻桌的同事就会关切地问，怎么咳嗽了，是不是感冒了？吃药了吗？再比如，有人骑自行车摔倒了，跑过来扶他起来的人看到他的腿一下子站不住，会很自然地问，会不会是骨折了呀？我们要力求改变这样的问话。
那应该怎么表达我们对对方的关心呢？“你没事吧！”“不要紧的吧！”要把正面的问话当做首选。避免习惯性地问别人是不是做错了，是不是惹麻烦了，是不是出事故了。如果我们试着改变过来，一定能够收到意想不到的好效果。
